Privatlivspolitik

Senest ajourført 25. oktober 2018.

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside,
kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere.

Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om
beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov
om persondata.

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:
Dejbjerglund Efterskole
Uglbjergvej 10, Dejbjerg
6900 Skjern
Tlf.: 97 34 19 00
E-mail: kontor@dejbjerglund.dk
Hjemmeside: www.dejbjerglund.dk
CVR-nr. 10 91 01 96

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Kjeld Lykke Christiansen
Forstander
Tlf.: 97 34 19 00
E-mail: kc@dejbjerglund.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Dejbjerglund Efterskole:
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er
optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf.
Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social
service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige
oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:
3.1. Nyhedsbreve
Vi sender nyhedsbreve ud flere gange om året. Hvis du er nuværende efterskoleforældre, medlem af
støttekredsen, bestyrelsesmedlem eller medlem i elevforeningen, gemmer vi din e-mail-adresse, navn,
adresse og telefonnummer. Vi bruger Office 365 som mailsystem, og udsender oftest nyhedsmails
igennem det. Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og videregiver den ikke til andre.

3.2. Hovedliste/venteliste/tilmelding til åbent hus
Hvis du tilmelder dig hovedliste/venteliste til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om
dig: navn, adresse, CPR-nr., telefonnummer, e-mail, primære fritidsinteresse, ønsket klassetrin, og
nuværende skole.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår.

Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne
tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle
skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

3.3. Kommende/nuværende elev:
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: navn, adresse, CPR-nr.,
telefonnummer, e-mail, primære fritidsinteresse, ønsket klassetrin, nuværende skole, kendskab til skolen,
interessefelter og andet vigtig viden om dig.
Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i
forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til.
Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal
give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med
tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit
ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login via skolens intranet Zenbi.

Vi tager billeder og video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse
billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder
i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på
sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever
kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder årgangsbilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til
at ophænge årgangsbilledet på skolen samt offentliggøre dem på skolens profiler på Facebook,
instagram, Google.

3.4. Forældre og evt. samlever:
Når en elev søger om optagelse på Dejbjerglund Efterskole indsamler vi følgende almindelige oplysninger
om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: navn, adresse, CPR-nr., tlf. nr., arbejdsplads
tlf. og e-mail, samt eventuelle andre oplysninger, som I som forældre anser vigtige for os som skole.
Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for
beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4
nedenfor.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

3.5. Besøgende på hjemmeside:
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik.

Læs mere på: /cookiepolitik

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos
andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder
om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for
pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og
hos PPR hvis relevant.
Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i
hjemkommunen, kan vi også indhente denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever
Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af
indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.
Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker
ved direkte træk i SKATs registre.
Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for
kursusstart.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:
5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den
nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er
oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte
og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse
af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler relevante oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af
lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk.

Skolens leder og administration har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere
(faglærer, kontaktlærer, linjelærer], har adgang til oplysninger om de elever, som de har ansvar for.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at
opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante
myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
Vi bruger UNI-Login til Zenbi samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores
leverandører her omfatter Gyldendal, Clio Online, ordbogen.com, grammatip.dk, testogprøver.dk,
Microsoft (Office 365), biologi-tjek.dk, geografi-tjek.dk, fysik-kemi-tjek.dk, via, filmcentralen og
infomedia.

Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.
Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig
til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde
overføres data til servere i tredjelande.
Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.
Vi kan i nogle tilfælde gøre brug af online-udbydere af evalueringsskemaer, brugerundersøgelser eller
lignende. Her vil målgruppen blive informeret om udbydernes persondatapolitik inden udfyldningen kan
starte.

Ved studierejser (skitur, 10. kl. studietur mv.), deler vi kun relevante personoplysninger om dig med
rejsearrangøren.

5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at
bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf.
regnskabsbekendtgørelsen.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende
regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole,
betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Kontaktoplysninger kan gemmes i længere tid til brug ved fx jubilæer, men dette sker kun efter samtykke
med den enkelte.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.
For at have mulighed for at kontakte efterskoleelever og forældre/værger på et senere tidspunkt, fx i
forbindelse med gammel elevdag, gensynsweekend og andre relevante arrangementer, indhenter skolen
samtykkeerklæring for opbevaring af navn, adresse, telefonnr. og e-mail på skolens tidligere elever.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

6. De registreredes rettigheder:
6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive
til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som
vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din
indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Gebyret vil max. Være på 200 kr.
Du kan også logge ind på Zenbi og tilgå din profil under mine oplysninger. Her vil også
fremgå de stamoplysninger, som vi har registreret om dig.

6.2. Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de
personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det
omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige
oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine
personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har
givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen
er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller
artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit
samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført,
før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal
være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen,
hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler
oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den
konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen,
jf. ovenfor under pkt. 6.6.

7. Sikkerhed:
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik.

Vores IT- og
Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse
af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.

Vi har implementeret interne regler og
procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler
personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til
databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed:
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske
datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200,
e-mail: dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik
Dejbjerglund Efterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af
personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den
opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden
varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en
opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne
side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.